Basar selbst organisieren

„Wovon zahlen wir den Bus beim nächsten Ausflug?“ Diese (oder eine ähnliche) Frage stellt sich bei manchen Elternbeiratssitzungen. Die Lösung: Wer einen Basar oder Kinderflohmarkt veranstaltet, „verdient“ Geld für die Kasse der Einrichtung.

Einfacher und bequemer ist ein Kinderflohmarkt (einfach Tische an Flohmarktverkäufer vermieten) – mehr für die Kasse der Einrichtung bringt ein Basar. Aber wie zieht man den am besten auf? Eine genaue Liste aller Dinge, an die man denken muss und wann am besten gibt unsere „Checkliste Basarorganisation“ (siehe unten, hier einfach zum Herunterladen).

Einen Basar veranstalten

Bei einem Basar liefern die Verkäufer ihre Ware an den Veranstalter, der die Ware sortiert auslegt. Der Veranstalter (also der Kindergarten, Elterninitiative o.ä.) bekommt von den verkauften Waren einen gewissen Prozentsatz (10 oder 15 Prozent). Dafür muss der Veranstalter die Waren annehmen, verkaufen, und die nicht verkauften wieder ausgeben.

Die Verkäufer hingegen müssen vor der Einlieferung ihre Waren mit Preisschildern und ihrer persönlichen Nummer kennzeichnen und alle Waren in Listen eintragen (die sie vom Veranstalter bekommen). Klar, sonst kann man ja die Waren später nicht auszahlen und die nicht verkauften nicht zurückgeben.

Klug sortieren lohnt sich

Für die Veranstalter ist das ganz schön Sortier- und Organisationsarbeit, bei der am besten mindestens die Hälfte der Kindergarteneltern mitmachen – dann geht es. Um das Mitmachen zu erleichtern, kann man ja auch gleich jemanden festlegen, der beispielsweise die Helfer nach dem Basar zum Essen einlädt (oder anderes) und jemand, der sich um eine Gruppe Helferkinder kümmert, während ihre Mamis die Listen sortieren oder den Basar beaufsichtigen.

Schön ist außerdem ein kleines Basarcafé, das während des Basars selbstgebackene Kuchen und Kaffee oder andere Getränke für wenig Geld verkauft – kaufen macht hungrig! Auch hier benötigt man Kuchenbäcker und „Cafépersonal“.

Viel Spaß beim nächsten Basar!

Checkliste zeitlicher Ablauf

6 bis 2 Monate vorher

  • Datum mit Vorlauf wählen und mit anderen benachbarten Einrichtungen absprechen – drei Basare an einem Tag bringen keinem etwas!
  • Kompetenzen im Team absprechen und verteilen

2 Monate vorher

  • Biertische, Kleiderstange, Kleiderbügel, Einkaufstüten organisieren
  • Termin lokal veröffentlichen: In Zeitungen oder Anzeigenblättern des Viertels. Oder im Internet, z.B. unter www.kinderflohmaerkte.de, lokale Foren usw. Den Zweck des Basars darf man ruhig dazu schreiben

1 Monat vorher

Interne Helferliste vorbereiten und am besten in der Einrichtung aushängen. Dort tragen sich die Helfer für verschiedene Aufgaben ein:

  • Wer hilft bei der Warenanlieferung? (am Vortag)
  • Wer verteilt und stellt die Ware aus? (am Vortag)
  • Wer bäckt Kuchen?
  • Wer verkauft Kuchen?
  • Wer macht die Aufsicht in den Räumen?
  • Wer kassiert?
  • Wer rechnet ab? (nach Basarende)
  • Wer sind die Rücksortierer? (nach Basarende)
  • Wer zahlt aus? (nach Basarende)
  • Auf- und Abbauhilfe
  • Wer kann wo plakatieren? Plakate vorbereiten, Gebiet in Zonen aufteilen und die Plakatierhelfer verteilen
  • 4 Wochen vorher sollte erst die Listenausgabe plakatiert werden

2 Wochen vorher

  • Noch einmal plakatieren – diesmal nur für die Käufer
  • Verkäuferlisten verteilen, bzw. abholen lassen. Diese bestehen aus
  1. Einem Listenblatt mit nummerierter Artikelanzahl (dann muss man sie nicht zählen)
  2. Entsprechender Anzahl Warenetiketten mit gleich vorgedruckter fortlaufender Verkäufernummer, einzelnen Artikelnummern und Platz zum Eintragen von Größe, Beschreibung und Preis des einzelnen Artikels
  3. Einem Infoblatt mit den Regeln, Daten, Adressen für den Ablauf des Basars.

Tipps für die Lieferung und Sortierung der Waren

  • Farbcodes für Listen und Warenetiketten sind ein bewährtes Mittel, um die Rücksortierung der Waren zu erleichtern
  • Man kann Listen in verschiedenen Längen anbieten, z.B. 20er, 40er und 60er Listen
  • Die Ware sollte in festen Verkäuferkörben angeliefert werden (idealerweise Umzugskartons), die mit der Verkäufernummer und Farbe gekennzeichnet werden. Die nicht verkauften Waren werden dann gleich in die richtigen Körbe zurücksortiert.

Eine Woche vorher

  • Für Wechselgeld in der Kasse sorgen
  • Helferverteilung überprüfen.

Am Vortag

  • Aufbau
  • Warenanlieferung
  • Warenverteilung

Während des Basars

  • Überwachung
  • Kasse
  • Kuchenausgabe
  • Falls der Basar im Kindergarten o.ä. stattfindet: Alle Sachen aus den Kindergarderoben in abgeschlossene Räume einschließen
  • Springer einplanen
  • Termin für den nächste Basar beim Bezahlen gleich in der Form von kleinen Zetteln mitgeben

Nach dem Basar

  • Abrechnung
  • Rücksortierung
  • U.u. Spüldienst
  • Abbau
  • Auszahlung der Verkäufer und Abholung der rücksortierten Ware
  • Säuberung

Noch mehr über Basare und Kinder-Flohmärkte bei Familothek.

Foto: aboutpixel.de / Markt_1 © Yilmaz

 

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6 Kommentare über “Basar selbst organisieren

  1. Kita Oldenburg

    Echt toller Artikel. Solche gute Infos findet man woanders vergebens. Man sieht, dass Ihr aus Erfahrung schreibt. Danke!!!!

    Antworten
  2. Nicole

    Wir überlegen zum ersten Mal einen Basar auf die Beine zu stellen. Eure Liste hilft mir dabei dies im Elternbeirat einmal im Detail vorzustellen. Vielen Dank dafür 🙂

    Antworten
  3. Helga Lümmen

    Hallo liebes Familothekteam. Ich habe vor 20 Jahren mal einen riesengroß gewordenen Basar mitorganisiert. Nun wollen wir in meiner neuen Heimat in der Kirchengemeinde selbiges tun um Eigenkapital für ein Kinder- und Jugendhaus zu erwirtschaften. Es wird viel Arbeit und wir brauchen viele Helfer. Mein eigentliches Problem aber ist, dass ich mich damals nicht um die Technik gekümmert habe. Das heißt: als wir die Erfassung der verkauften Artikel wegen der Menge nur noch über PC machen konnten, habe ich lieber Kisten wieder eingepackt als mich um die Kasse zu kümmern. Heute weiß ich nun nicht, wie ich die Umsätze pro Verkäufer ermitteln kann.
    Brauche ich hier eine normale Excel-Tabelle, oder welches Programm eignet sich hierzu?
    Könnt ihr mir da bitte weiterhelfen? Ich wäre sehr dankbar für Tipps.

    Antworten
    • Claudia Minke

      Liebe Helga, soweit ich weiß, müsste ein Excel-Datei reichen, um Umsätze zu erfassen – schließlich ist das ja eine flexible Software. Aber vielleicht hat jemand anders auch noch eine Idee und mag sie hier in die Kommentare schreiben? Viel Erfolg mit dem neuen Basar! Claudia von Familothek

      Antworten

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