„Wovon zahlen wir den Bus beim nächsten Ausflug?“ Diese (oder eine ähnliche) Frage stellt sich bei manchen Elternbeiratssitzungen. Die Lösung: Wer einen Basar oder Kinderflohmarkt veranstaltet, „verdient“ Geld für die Kasse der Einrichtung.
Einfacher und bequemer ist ein Kinderflohmarkt (einfach Tische an Flohmarktverkäufer vermieten) – mehr für die Kasse der Einrichtung bringt ein Basar. Aber wie zieht man den am besten auf? Eine genaue Liste aller Dinge, an die man denken muss und wann am besten gibt unsere „Checkliste Basarorganisation“ (siehe unten, hier einfach zum Herunterladen).
Einen Basar veranstalten
Bei einem Basar liefern die Verkäufer ihre Ware an den Veranstalter, der die Ware sortiert auslegt. Der Veranstalter (also der Kindergarten, Elterninitiative o.ä.) bekommt von den verkauften Waren einen gewissen Prozentsatz (10 oder 15 Prozent). Dafür muss der Veranstalter die Waren annehmen, verkaufen, und die nicht verkauften wieder ausgeben.
Die Verkäufer hingegen müssen vor der Einlieferung ihre Waren mit Preisschildern und ihrer persönlichen Nummer kennzeichnen und alle Waren in Listen eintragen (die sie vom Veranstalter bekommen). Klar, sonst kann man ja die Waren später nicht auszahlen und die nicht verkauften nicht zurückgeben.
Klug sortieren lohnt sich
Für die Veranstalter ist das ganz schön Sortier- und Organisationsarbeit, bei der am besten mindestens die Hälfte der Kindergarteneltern mitmachen – dann geht es. Um das Mitmachen zu erleichtern, kann man ja auch gleich jemanden festlegen, der beispielsweise die Helfer nach dem Basar zum Essen einlädt (oder anderes) und jemand, der sich um eine Gruppe Helferkinder kümmert, während ihre Mamis die Listen sortieren oder den Basar beaufsichtigen.
Schön ist außerdem ein kleines Basarcafé, das während des Basars selbstgebackene Kuchen und Kaffee oder andere Getränke für wenig Geld verkauft – kaufen macht hungrig! Auch hier benötigt man Kuchenbäcker und „Cafépersonal“.
Viel Spaß beim nächsten Basar!
Checkliste zeitlicher Ablauf
6 bis 2 Monate vorher
- Datum mit Vorlauf wählen und mit anderen benachbarten Einrichtungen absprechen – drei Basare an einem Tag bringen keinem etwas!
- Kompetenzen im Team absprechen und verteilen
2 Monate vorher
- Biertische, Kleiderstange, Kleiderbügel, Einkaufstüten organisieren
- Termin lokal veröffentlichen: In Zeitungen oder Anzeigenblättern des Viertels. Oder im Internet, z.B. unter https://www.kinderbasar-online.de/, lokale Foren usw. Den Zweck des Basars darf man ruhig dazu schreiben
1 Monat vorher
Interne Helferliste vorbereiten und am besten in der Einrichtung aushängen. Dort tragen sich die Helfer für verschiedene Aufgaben ein:
- Wer hilft bei der Warenanlieferung? (am Vortag)
- Wer verteilt und stellt die Ware aus? (am Vortag)
- Wer bäckt Kuchen?
- Wer verkauft Kuchen?
- Wer macht die Aufsicht in den Räumen?
- Wer kassiert?
- Wer rechnet ab? (nach Basarende)
- Wer sind die Rücksortierer? (nach Basarende)
- Wer zahlt aus? (nach Basarende)
- Auf- und Abbauhilfe
- Wer kann wo plakatieren? Plakate vorbereiten, Gebiet in Zonen aufteilen und die Plakatierhelfer verteilen
- 4 Wochen vorher sollte erst die Listenausgabe plakatiert werden
2 Wochen vorher
- Noch einmal plakatieren – diesmal nur für die Käufer
- Verkäuferlisten verteilen, bzw. abholen lassen. Diese bestehen aus
- Einem Listenblatt mit nummerierter Artikelanzahl (dann muss man sie nicht zählen)
- Entsprechender Anzahl Warenetiketten mit gleich vorgedruckter fortlaufender Verkäufernummer, einzelnen Artikelnummern und Platz zum Eintragen von Größe, Beschreibung und Preis des einzelnen Artikels
- Einem Infoblatt mit den Regeln, Daten, Adressen für den Ablauf des Basars.
Tipps für die Lieferung und Sortierung der Waren
- Farbcodes für Listen und Warenetiketten sind ein bewährtes Mittel, um die Rücksortierung der Waren zu erleichtern
- Man kann Listen in verschiedenen Längen anbieten, z.B. 20er, 40er und 60er Listen
- Die Ware sollte in festen Verkäuferkörben angeliefert werden (idealerweise Umzugskartons), die mit der Verkäufernummer und Farbe gekennzeichnet werden. Die nicht verkauften Waren werden dann gleich in die richtigen Körbe zurücksortiert.
Eine Woche vorher
- Für Wechselgeld in der Kasse sorgen
- Helferverteilung überprüfen.
Am Vortag
- Aufbau
- Warenanlieferung
- Warenverteilung
Während des Basars
- Überwachung
- Kasse
- Kuchenausgabe
- Falls der Basar im Kindergarten o.ä. stattfindet: Alle Sachen aus den Kindergarderoben in abgeschlossene Räume einschließen
- Springer einplanen
- Termin für den nächste Basar beim Bezahlen gleich in der Form von kleinen Zetteln mitgeben
Nach dem Basar
- Abrechnung
- Rücksortierung
- U.u. Spüldienst
- Abbau
- Auszahlung der Verkäufer und Abholung der rücksortierten Ware
- Säuberung
Noch mehr über Basare und Kinder-Flohmärkte bei Familothek.
